断るときは即答と保留、どちらがよい?

エグゼクティブ秘書の「気配り」メモ

断るときは即答と保留、どちらがよい?

相手にNOと言うとき、突っぱねるようにして言うのは簡単ですが、その場の空気や今後の対応等を考えて、スムーズに断る場合を想定すると、即答で断るかもしくは一時保留して断るか、これが大切になっていくどてしょう。

著書ではこの断るという返答について秘書とエグゼクティブという立場、会社という立場から考えています。

エグゼクティブ秘書の「気配り」メモ 31ページ

エグゼクティブの秘書である佐藤直子氏はこの断るという行為が一番苦労すると言っています。当然色々な面会などの予定を取りまとめていて基本的には断ることのほうが多いのでしょう。
秘書の役割としては予定をまとめるだけでなく、相手に対してエグゼクティブに対する感情を負にしてはならないという点があります。ほとんどを断ることになるわけで、ここに苦労するのはよくわかります。

基本的には即答で面会や会食などの申し出などを断ることはせず、一度保留として断ることにしているそうです。
その理由としては、今の時点では受けることができないということ、時期をずらせばもしかすると可能かもしれないことを伝えるためです。これを伝えることによって、相手に対して完全シャットアウトの状態を作らないようにして断ります。

要するに相手の希望を完全にへし折らずに一旦保留して気持ちを落ち着かせた上で、今後のチャンスに期待してもらうことを意識するそうです。
やはり期待してアポイントメントを取ろうとしている相手の気持ちをその場で完全に潰してしまうのはよくないですね。今後また良い話が舞い込んでくるかもしれません。たまたまスケジュールが合わなかっただけで、エグゼクティブにとってはとても良い話である可能性もゼロではないわけですから。

相手に対して嫌な断られ方をしたな、と捉えられないようにすることが大切ですね。