予定は早い者勝ちで埋めていく

ビジネス書、エフェクティブ・タイム・マネジメント

予定は早い者勝ちで埋めていく

八代弁護士くらいになると予定は様々な方面でびっしりと埋まっていきます。そんなとき、スケジュールは全て早い物順に埋めていく鉄則を守っているそうです。後から入った予約でそれを優先することは原則的にないそうです。しかし実際には優先度の高い顧客からのゴリ押しはなんとなく予定をずらしてしまう可能性が高くなっていはないでしょうか。

エフェクティブ・タイム・マネジメント 149ページ

決まっていた予定を変更するということは、先方へ予め予定変更のお願いをしておかなければなりません。しかもそのときの変更理由は何かありましたか?なんて聞かれたら何と答えればよいでしょうか。何か別の予定が入ったことが理由ですが、相手は自分はそれほど大事な立場ではないし、予定していた内容もこの人にとってみたら大したことはなかったんだろうと少なからず感じるでしょう。

実際に私もそのように感じることがありました。その場合、相手とのやりとりの中でこちらも手を抜いてしまいがちです。だって大した用事ではないからです。もしこうなってしまったら期待値100に対して結果として70くらいのことしか得られない可能性もあります。ロスしてしまうことが多くなりがちです。

そし、予定変更後の開口一番の挨拶は『予定が変更になってしまい申し訳ありませんでした』と詫びの一句から始まるわけで、すでにここで立場は下になってしまいます。外部の人間とやりとりする上で上下関係がハッキリ出てしまうのは初動ミスの何物でもないと考えています。最初から約束通りに進めればまずはフラットな状態から始められたわけです。

また予定変更についてはこちらの予定よりも相手の予定に合わせざるを得なくなることもしばしばあります。これではさらにこちらのスケジュールが分断されてしまう可能性があり、その後の動き方が制限させれてしまう可能性があるわけで、必ず予定はお互いに良い日程で決めたらそれを順守すること。あとからお得意様が来たとしても、お互いに良い日にちを合わせていくことが大事です。

実際にお得意様のために時間を作れ、と言われますが、。そういう人に限って小さいところから足元を救われます。しかし予定を立てて動くのは部下なわけで自分の評価も下がってしまう可能性があるため、できるだけ予定は最初に埋まったものは動かさない、ということでいきましょう。相手からの信頼と調整を1度で済ませられる時間短縮において、これ以上の予定組はないでしょう。