日報の書き方

日報を書く意味を理解すると書きやすい

日報の書き方

日報の書き方がわからない...。新入社員が会社に入ると毎日書かされ、毎日のように添削されたり、指摘を受けたりします。業務日報、営業日報など種類は数あれど、書くべきことはどれも共通しています。そんな日報の書き方を例文、テンプレートを交えながら解説していきます。

日報を書く本来の目的を明確にする

日報の書き方会社に入ると新入社員は必ずといっていいほど営業日報、業務日報を書かされます。
日報の意味をわからずに書き続けている新入社員も多いでしょう。

さらに初めてなら日報の書き方がわからない人がほとんどです。

毎日のことなのに、毎回ダメ出しされて修正したり、作成自体に時間がかかってしまい業務に影響が出ていることもあるようです。特に毎日のことですからストレスが溜まってしまうでしょう。

日報は書き方を教えてくれないことが多い

しかしながら、どの会社も日報の書き方を丁寧に教えてくれる人がいない場合がほとんどです。
まずは日報とはどのようなもので、なぜ必要なのかを書き出してみましょう。

基本的には上記のようなことを頭に入れておくと、おのずと書き方が理解できるかもしれません。

基本的な日報の書き方

日報は時間のない上司が読むものです。
必然的に、簡潔でぱっと見て書かれている内容がすぐにわかる文章が望ましくなります。

基本的には箇条書きをメインにして、行間、段落を整えて読みやすい日報を書きましょう。
また、文面はビジネス文書で、無駄な文字や言い回しをできるだけ省きます。

専門用語など、わかりにくいものには注釈を加えるなどして、誰が読んでもわかりやすいものにすることも大切です。

上記の「日報とは」で説明したとおり、全くあなたに関係ない人が読んでもあなたがどのような業務をしていたのかをわかるように書いていきます。

テンプレート、書き方の例

以下は日報の書き方テンプレートです。
大まかな日報の例として活用してください。

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日次報告書 ○月○日(月)

お疲れ様です。○○です。
○月○日の日報を送付いたします。


■○○社のサイトリニューアル作業
 【進捗率 50%】作業時間 : ○時間 (開始○月○日~終了予定○月○日)
  【報告】
   ・商品詳細ページのデザイン製作が終了
  【問題点】
   ・作業ペースが落ちている
  【解決策】
   ・○○社の案件が最優先事項なので他の仕事を調整し作業時間を増やす

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テンプレートの解説

このように「報告すべきこと」「現在の問題点」や「今後どのように業務を進めていくか」を簡潔に書いていきましょう。

また、作業がどの程度進んでいるか、「進捗率」が書いてあると上司はあなたの作業スピードと全工程のどのあたりにあなたがいるのかを把握することができます。
作業時間が書いてあると、「この作業に何時間費やしているか」がわかります。
時間がかかりすぎているからもっと効率的な作業方法を指導するヒントにもなります。

また、「どうすればよいかわからない」「失敗してしまったこと」なども正直に書きましょう。
上司にとっては後々になって失敗を報告されても対応が遅くなってしまい、それ自体が報告の意味をなさないものになってしまいます。

日報は上司があなたの仕事ぶりを見ていなくても把握できるものであることが大切です。

日報はそれぞれの業務によって書き方は変わりますので臨機応変に書き方をアレンジしてみましょう。

仕事に対する考え方なども必要

日報には仕事をした内容、どのくらい進んだかの進捗、現状報告などが記載されていることが必須ですが、何かを学んだことや、相談すべきことに対しての考え方、どう思ったかなども日報に書くことによって、上司や先輩に意思や考え方が伝わります。

恐らく、もっと効率のよい仕事の仕方を指摘してくれるはずですし、より良いものの考え方を教えてくれるかもしれません。
その日の感想として日報にこの作業を終えてどのようなことが起き、どのように感じたかを書くのも大切かもしれません。