文書管理システムの用途と比較

文書管理システムでデータや紙などを一元管理する

文書管理システムの用途と比較

大小関係なく、会社組織であればワードやエクセルのデータから書類、写真、パンフレットまで様々な文書が大量にあるでしょう。最近では紙媒体も全てデジタル化して管理する、文書管理システムが主流になりつつあります。しかしどのようなソフト、システムが良いか見当がつかない方も多いでしょう。ここでは文書管理システムを導入することでどのようなメリットがあるのか、さらに各文書管理システムの比較もご紹介します。

文書管理システムのメリット

  1. 各自のパソコンのデータを集め、一元管理ができる
  2. 文書管理システムに格納されたデータは誰でも閲覧、編集できる
  3. 閲覧制限をかけることができる
  4. バックアップがとれる
  5. 高機能検索によって目的の文書をすぐに探すことができる

紙もデータ化文書管理システムを導入するメリットは上記のように、どこにファイルがあったかわからなくなった、誰が持っているの?など煩雑になりがちなファイルを一元的に管理することができます。

誰でもアクセスでき、閲覧制限もかけられます。部署によっては見れる見れないなどの設定も可能です。自動でバックアップをとる機能もあり、間違えて保存してしまったときのファイル消失等を防げます。

また、最近では最も重要なセキュリティ関連も充実し、ここが文書管理システム導入の肝になります。各個人のパソコンがウイルスなどの脅威にさらされる可能性は、パソコンの台数分だけあります。文書管理システムのサーバ一台をしっかりと守ることでリスク低減を図ります。さらに、最高ランクの人間だけが閲覧できる、などの段階的なセキュリティもかけられます。

文書管理システム製品の比較

代表的な文書管理システム、高機能なものを比較していきます。製品選びのご参考にどうぞ。

GlobalDoc5 パナソニック社製品

大規模文書管理システム 10万人超の会社も対応可能
ファイル管理・・・ワード、エクセル、動画、画像、音楽等
紙データ・・・OCR機能で文字を自動読み取り。検索対象にできる
セキュリティ・・・ユーザー、グループごとに機能制限をかける。機密文書設定も可能。
サーバー・・・Windows / Linux
データベース・・・Oracle
閲覧環境・・・Windows、IE等ブラウザ

Net-It Central

ファイル管理・・・ワード、エクセル、動画、画像、音楽等
セキュリティ・・・ファイルをPCにダウンロードさせず漏えいを防止
サーバー・・・Windows / Linux
データベース・・・なし
閲覧環境・・・Windows、IE等ブラウザ

文書管理システムの選び方

エクセルも管理文書管理システムはパソコンにインストールするようなものでなく、データサーバ等を構築することもあり、価格が非常に高くなります。それだけのメリットをどこに見出すか。それは作業の迅速化とセキュリティ、オンラインでの作業ができるかどうかだと思います。

そもそも今使っているパソコンでの作業と、社内ファイルサーバでの作業と文書管理システム導入後の作業を比較してイメージしてください。

1.膨大にファイルから探し出す

特にメリットがない場合もあります。それはディレクトリ構成が一定であり、アクセス権限の付与、ファイル名から探したいファイルがすぐ探せるなど、ファイル管理が完璧な場合です。
このような完璧なファイル管理ができているところは少なく、人数と管理ファイルが多くなるほど複雑で煩雑になります。
ただし、ファイルを探すのに数分で見つかる場合は正直ここにメリットは見出せません。
ファイル管理ができていないと少しでも感じたならば、忘れているファイルは見つからないと思ってもよいかもしれません。

基本的にファイルを管理して探しやすくすることが目的の場合、キーワードで検索させたり、あるいはファイルの登録時に検索でひっかかりやすいようなタグをつける、ファイル内テキストを検索対象に含めるなど、検索精度も比較対象となります。

2.セキュリティ強化

セキュリティ対策ファイル、紙媒体の一元管理とアクセス権限、編集権限等を施すことによって情報漏えいのリスクは低くなります。さらに文書管理システムによっては閲覧するときに各自のパソコンにデータをダウンロードさせないようになっているため、基本的な情報漏洩を防止しています。
またファイルを登録したときに既に暗号化してサーバに置かれるため、自動でセキュリティを高めます。ここは個人でファイルを管理するよりも簡素化できる部分だと思います。

3.オンライン接続、スマートフォン接続

最近ではインターネット経由で外部からもアクセスできるような文書管理システムが主流となっています。そもそもオンラインで作業ができない文書管理システムは時代遅れと言っても過言ではないでしょう。
外出先でワード、エクセルを編集しておきたい、置いてあるファイルを確認したい場合などは自分でサッとできます。いちいちメールで添付して送ってもらうこともありません。
文書管理システムの要件は、確実にクラウドの方向へ向かっています。

オンラインで使う用途が少しでもある場合は今後のことを考えてオンライン対応のクラウドタイプを比較対象としたほうが無難です。

少人数で低コストで一元管理する方法

文書管理システムは社内にサーバを置き、そこへ皆がアクセスします。しかし少人数の会社やグループではコストが見合いません。そこでフリーの文書管理システム等を探すことになりますが、最近ではそれすら探す必要はありません。

グーグルの『グーグルドキュメント』を利用すると、クラウド上でワードやエクセル、画像ファイル等を管理できます。ZIPファイルなどにも対応してファイルサーバとして利用できます。
共有設定も可能で、簡易的な無料ファイルサーバとして多くの人が利用しています。