電話応対のマナー

会社の電話対応のビジネスマナー

電話応対のマナー

会社に入り、多くの同僚がいればかかってくる電話も多くなります。ビジネスシーンで必要な電話応対のマナーは最低限のスキルと言ってもいいでしょう。

電話に出るとき

まずはできるだけ早く電話には出るようにしましょう。2コール程度で出れるとよいでしょう。

電話を取るときはまず「○○株式会社でございます」と会社名をはっきりと言います。会社によっては「株式会社」の部分を省略する場合もあります。「もしもし」などはビジネス用語ではありませんので使ってはいけません。

すぐに電話を取れなかった場合は「お待たせいたしました」と付け加えてから会社名を言いましょう。

用件を聞くとき

まずは相手の会社名と名前をメモします。
次に誰に取り次ぐのかを確認します。
「少々お待ちくださいませ」と言い担当者へ取り次ぎます。

担当者が出れない場合の電話応対マナー
「○○はただいま席を外しております。折り返しお電話差し上げましょうか」と言い、伝言でもよければメモします。
折り返す場合は相手の電話番号をしっかりと聞いておきましょう。
電話番号などは「復唱させていただきます」と言って必ず復唱しましょう。

また、担当者が外出している場合は、「○○は外出しております」と伝えましょう。
電話に出れない理由や居場所などは口外しないようにしましょう。

電話を切るとき

「失礼いたします」と言い、相手が受話器を置いてからこちらも受話器を置きましょう。

小さなマナー

電話以外でもそうですが、ビジネスシーンにおいてクッション言葉というものを使えるとより印象が良くなります。
クッション言葉とは、「恐れ入ります」「失礼ですが」「申し訳ございません」「お手数おかけいたします」などの言葉です。
できるだけスラスラと出てくるように心がけておきましょう。

注意点

まず社外の人間に対して社内の人間を呼ぶ場合は「さん」などはつけないようにしましょう。

また、名前や電話番号が聞き取れない場合は恥ずかしがらずに聞きなおしましょう。しっかりと伝達できなければ取次ぎの意味がありません。

さらに基本的なことですが、受話器は利き手ではないほうの手で握り、利き手にはペンを持っていつでもメモができるようにしておきましょう。

電話応対は声に出して社内に聞こえるものです。
もしも間違えた電話応対をしてしまった場合などは同僚や先輩が注意してくれるでしょう。
電話応対スキルをあげるためには率先して電話に出ることが大切です。