ビジネスメールの基本をマスター
新入社員で社会人になりたての方や、ふと文章をどのように書いたらよいかわからなくなることがビジネスメールでは多々あります。この書き方で正しいのだろうか、失礼はないだろうかと不安になります。正しいビジネスメールの書き方の基本を解説します。
メールタイトル
メールタイトルは短ければ短いほど良いです。さらにその短文の中にメール本文を読まなくても何が書いてあるかが把握できる、あるいは本文を読まなくても結論が理解できるものが良いでしょう。
極端なメールタイトルで言えば、『送別会は5月20日19時に決定致しました』と書いておけば、まず予定を組みやすくなります。『【送別会】5/20 19時～西口ワラワラ』など記号を入れて判別しやすくしたり、内容をほぼ入れてしまうことも可能です。
が、社外へのメールの場合は丁寧に書くようにします。『○○株式会社のお打ち合わせ日程について』などです。
宛名を書く
メールの一行目は宛名を書きます。
『株式会社○○ △△部 □□様』
会社名は正式に書きます。㈱などと省略しないようにしましょう。
部署名と名前をそのあとに書きます。名前には常に『様』をつけます。
挨拶と名乗り
『お世話になっております』が一般的なビジネスの挨拶になります。全然お世話になっていなくてもお世話になりますと書きます。最初は何言ってんだ？くらいで大丈夫です。毎日メールを送っているとすぐに慣れます。
また、状況によっては
『ご無沙汰しております』や『先日はありがとうございました』などを織り込んでいきましょう。
そして自分のことを名乗ります。基本的には『株式会社○○ △△部 □□でございます』が丁寧で良いでしょう。初めてメールを送る相手の場合は、『□□と申します』としましょう。
取引先で慣れてくれば少しは崩しても大丈夫ですが、基本的に上司などにメールをCCやBCCで転送する場合も考えて、常に丁寧なメール対応を心がけたほうが無難です。
メール内容の要旨を書く
メールの内容を1行見れば把握できるように、要旨を簡潔に書きます。これを書けるかどうかによって相手のメールの理解度が断然変わります。さらに上司にも怒られなくなるので頑張りましょう。
『○○の件についてご報告致します』または『××の打ち合わせは○月○日に決まりましたことをご報告致します』などです。
メールだけでなくビジネスではまず結果・結論を述べ、そのあとにその説明を補足として伝えると言う基本があります。まず頭に結果を叩き込ませてから説明を聞いてもらうほうが相手の理解度も高まります。
内容の書き方
ここからがビジネスメールの本番です。
書くことはいつも決まっています。5W1Hと英語の時間で習いましたよね。ビジネスメールではこれにHow much(金額)とHow many(数量)を足した5W3Hが基本となります。
- What（何を）
- When（年月日、時間）
- Where（場所）
- Why（理由）
- Who（誰）
- HoW to（どのように）
- HoW many（数量）
- HoW much（金額）
慣れるまでは相手に伝えるべき5W3Hを書き出してからメールの本文を書いていくと漏れが少なくなります。自分はわかっていても、相手は理解できないことが多々あります。特に上司なんかはわかっていてもちょこっと足りない部分をつついてきます。ストレスが溜まるだけなのでしっかりとしたビジネスメールをマスターしましょう。
締めの挨拶
慣れてくると『宜しくお願い致します』の一文でしめてしまうことが多いですが、丁寧にいくならば『何卒、宜しくお願い致します』や、本文内容にもよりますが、『ご検討の程、宜しくお願い致します』などを使っていきます。
▼さらにビジネスメールの書き方について調べる